気仙沼商工会議所（以下「本会議所」という。）は、気仙沼地区エネルギー懇談会（東北電力株式会社気仙沼営業所、気仙沼商工会議所や市内の企業、団体で構成）[以下、「エネ懇談会」という。]から、「エネ懇談会」の事務局を委託されております。
エネ懇談会から取得した「各団体の代表者や連絡担当者」、「エネ懇談会の各責任者、担当者」、「事業参加申込み者」の個人情報や本会議所が取得した個人情報については、本会議所個人情報保護マネジメントシステムに基づき、以下のように取り扱いますので、ご了承願います。
なお、以下「本人」とは、個人情報によって識別される個人のことをいいます。
１）利用目的
- エネ懇談会運営事業全般に関する本会議所からのご本人、又は代表者に対するご案内と連絡のため。
※ エネ懇談会運営事業- エネ懇談会各団体長会議開催，企画・総務・広報会議開催，セミナー講師との打ち合わせ。
- 「環境保全活動」「資源リサイクル活動」「環境講演会」「発電所等施設見学会」他、地域開発やエネルギー問題を考えるための事業等の運営と、各事業代表者と運営従事者との会議開催や「エコフェスタ」（市の事業）への参画。
- 上記事業各団体及び事業所の代表者、連絡担当者の「氏名」「住所」「電話番号」「FAX 番号」「事業所名」をエネ懇談会名簿として作成し、各運営事業毎の会議の際に全出席者へ配布。
- 第１項②各事業のＰＲや代表者の広報。（株式会社三陸新報社、株式会社三陸河北新報社、他新聞社、気仙沼ケーブルネットワーク㈱への提供）
- 第１項②各事業の様子を写真に撮り広報します。（本会議所会報とホームページへの掲載およびそのための印刷業者への委託）
- 各事業参加申込者の「氏名」「住所」「所属名」「電話番号」を、主催団体に提供します。また、「環境保全活動」において、協力者本人には、エコカード・スタンプを発行しポイントが貯まれば表彰のため、市や県にも「氏名」「住所」「所属名」「電話番号」「ポイント」を報告し広報します。（気仙沼市、気仙沼地方振興事務所、株式会社三陸新報社、株式会社三陸河北新報社、他新聞社、気仙沼ケーブルネットワーク㈱への提供）
- 上記「団体代表者・連絡担当者名簿」や「エネ懇談会従事者名簿」の他、エネ懇談会の各団体独自で取得され、本会議所へ提供された「事業参加者名簿」や文書を、エネ懇談会内の事務連絡のために利用し、記録、運営実績として7 年間保管します。保管期間については、必要に応じ個人情報保護管理者と協議のうえ、保管期間の短縮や延長をする場合があり、あらかじめご了承願います。不要となった名簿、文書、写真については、原則として裁断処分いたします。
※以上の利用目的以外で皆様の個人情報を利用する場合、あらかじめ当該ご本人、または代表者に、各「エネ懇談会団体」を通じて、書面で理由を説明し同意を得た上で行うものとします。
２）個人情報の共同利用、取扱いの委託および第三者提供の方法について
上記１）２から５の提供、委託は、印刷物（文書）、電子メール、電子媒体（ＦＤ）または電話Ｆax で行います。
３）共同利用する者の範囲、項目、取得方法、管理責任者について
気仙沼商工会議所は、エネ懇談会運営事業において、東北電力株式会社気仙沼営業所との間で、スムーズな運営と安全管理を目的として、以下の項目の個人情報を共同利用いたします。なお、東北電力
気仙沼商工会議所が取得し利用する個人情報項目
「エネ懇談会各団体代表者名、住所、所属先名、電話番号、ＦＡＸ番号」、「エネ懇談会各団体連絡担当者名、住所、所属先名、電話番号、ＦＡＸ番号、メールアドレス」、「エネ懇談会従事者氏名、住所、所属先名、電話番号」、「協力・協賛事業者氏名、事業所名、住所、電話番号」「講師氏名、事業所名（所属先名）、住所、電話番号、メールアドレス」
東北電力株式会社気仙沼営業所が取得し利用する個人情報項目
上記、本会議所が取得し利用する個人情報項目と、東北電力株式会社気仙沼営業所が独自で募集した、参加者の個人情報項目全て。
取得方法
- 本人から直接あるいは所属する団体を通じて提出される参加申込書による取得。
- 各参加団体またはエネ懇談会各団体から提出される事業参加者、従事者一覧表による取得。
共同利用の管理
・記載、提出された個人情報は、「気仙沼商工会議所 個人情報保護管理者 専務理事 加藤正禎」が管理します。
４）業務委託について
エネ懇談会各事業終了後に付随する業務の一部を外部に委託しています。委託先に対しては、個人情報保護に関する監督を行っております。委託業務の内容は、協賛協力者・事業者、講師に対するお礼の感謝状を筆耕していただく筆耕業務と、講師や事業当日の写真を本会議所会報や機関紙に掲載する為の印刷会社への会報、機関紙印刷業務。
５）個人情報の開示等請求手続きについて
気仙沼商工会議所は、ご本人（代理人含む）から、当該ご本人の個人情報について、利用目的の通知、開示、訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止を求められた場合は、原則として、速やかに応じます。その手続き等詳細は、当ホームページ「個人情報保護方針」でご確認いただくか、窓口にお問い合わせください。
● 個人情報の開示等に関するお問い合わせ窓口
気仙沼商工会議所 総務会員課 TEL：(0226) 22－4600（代表）
６）苦情相談窓口について
気仙沼商工会議所は、気仙沼地区エネルギー懇談会の運営にあたって、エネ懇談会との間で、委託された上記１）の利用目的の範囲内で、個人情報を取り扱います。個人情報の取扱いに関する相談や苦情については、下記の相談窓口までお申し出ください。
気仙沼商工会議所 中小企業振興部地域振興課 気仙沼地区エネルギー懇談会事務局
〒988-0084 気仙沼市八日町二丁目１番１１号 TEL：(0226) 22－4600（代表）
FAX：（0226）24－3817 E-mail： kcci@kesennuma.or.jp
気仙沼商工会議所 個人情報保護管理者(=専務理事) 加藤 正禎 TEL（０２２６）２２－４６００