気仙沼商工会議所（以下「本会議所」という。）は、気仙沼みなとまつり委員会（気仙沼市、気仙沼商工会議所、気仙沼漁業協同組合、気仙沼観光コンベンション協会、本吉唐桑商工会、（社）気仙沼青年会議所、）（以下、「まつり委員会」という。）から、「気仙沼みなとまつり」事務局を委託されております。まつり委員会から取得した「参加団体の代表者や連絡担当者」、「警備を含む運営側の各責任者、担当者」、「各まつり行事参加者」の個人情報や本会議所が取得した個人情報については、個人情報の取扱いに関する法令や本会議所個人情報保護方針に基づき、以下のように取り扱いますので、ご了承願います。
なお、以下「本人」とは、個人情報によって識別される個人のことをいいます。
１）利用目的
- 今回の気仙沼みなとまつり運営業務全般に関する本会議所からのご本人、又は代表者に対するご案内と連絡のため。
※ 気仙沼みなとまつり運営業務- みなとまつり主催団体長会議開催，大口協賛金募金委員会会議開催，みなとまつりに関する企画・総務・広報・警備部会会議開催，夜店出店業者説明会開催，花火業者との打ち合わせ。
- 大はまらいんや踊り・街頭パレード・子供みこし・まつり広場演技・カッター競漕・海上行事・打ちばやし大競演等の運行業務と、各行事参加団体代表者と運行従事者との会議開催。
- 上記運営業務各団体及び事業所の代表者、連絡担当者の「氏名」「住所」「電話番号」「FAX 番号」「事業所名」を名簿として作成し、各運営業務毎の会議の際に全出席者へ配布。
- 第１項②参加団体ＰＲや代表者の広報。（株式会社三陸新報社、株式会社三陸河北新報社、他新聞社、気仙沼ケーブルネットワーク㈱への提供）
- キャンペーンガール気仙沼“みなとっ娘”の広報や、みなとまつり街頭パレードの様子や海上行事の様子を写真に撮り広報します。（本会議所会報とホームページへの掲載およびそのための印刷業者への委託）
- まつり運行・警備の資料として、まつり委員会従事者の｢氏名｣「住所」「電話番号」を従事者名簿として作成し、運行・警備のまつり委員会会議や全体会議の際に、会議出席者へ配布。
- 上記従事者名簿と参加団体代表者・連絡先担当者名簿、夜店出店業者名簿を、まつり警備の資料として、気仙沼警察署に提供します。
- 打ちばやし一般参加申込者の「氏名」「住所」「電話番号」を、受入打ちばやし団体に提供します。
- 上記「参加団体代表者・連絡担当者名簿」や「まつり委員会従事者名簿」の他、各主催団体独自で取得され、本会議所へ提供された「まつり参加者名簿」や文書を、まつり委員会内の事務連絡のために利用し、記録、運営実績として7 年間保管します。保管期間については、必要に応じ個人情報保護管理者と協議のうえ、保管期間の短縮や延長をする場合があり、あらかじめご了承願います。不要となった名簿、文書については、原則として裁断処分いたします。
※以上の利用目的以外で皆様の個人情報を利用する場合、あらかじめ当該ご本人、または代表者に、各主催団体を通じて、書面で理由を説明し同意を得た上で行うものとします。
２）個人情報の共同利用、取扱いの委託および第三者提供の方法について
上記１）２から８の提供、委託は、印刷物（文書）、電子メール、電子媒体（ＦＤ）または電話Ｆax で行います。
３）共同利用する者の範囲、項目、取得方法、管理責任者について
気仙沼商工会議所は、「気仙沼みなとまつり」において、気仙沼市、気仙沼漁業協同組合、気仙沼観光コンベンション協会、本吉唐桑商工会、（社）気仙沼青年会議所との間で、スムーズな運行と安全管理を目的として、以下の項目の個人情報を共同利用いたします。なお、気仙沼市、気仙沼漁業協同組合、気仙沼観光コンベンション協会、本吉唐桑商工会、（社）気仙沼青年会議所における当該個人情報の利用目的も気仙沼商工会議所と同様です。
気仙沼商工会議所が取得し利用する個人情報項目
「参加団体代表者名、住所、所属先名、電話番号、ＦＡＸ番号」、「参加団体連絡担当者名、住所、所属先名、電話番号、ＦＡＸ番号」、「まつり委員会主催団体代表者名、住所、団体名、電話番号、ＦＡＸ番号」、「まつり委員会従事者氏名、住所、所属先名、電話番号」、「警備団体代表者名、住所、団体名、電話番号」「キャンペーンガール気仙沼“みなとっ娘”の氏名、住所、年齢、勤務先」「協力・協賛事業者氏名、事業所名、住所、電話番号」「打ちばやし一般参加者氏名、住所、電話番号」「夜店出店者氏名、事業所名、住所、電話番号」、「花火業者代表者氏名、事業所名、住所、電話番号」
気仙沼市が取得し利用する個人情報項目
上記、本会議所が取得し利用する個人情報項目と、気仙沼市が独自で募集した、まつり従事者、参加者の個人情報項目全て。
気仙沼観光コンベンション協会が取得し利用する個人情報項目
「まつり委員会主催団体代表者名、住所、団体名、電話番号、ＦＡＸ番号」「協力・協賛事業者氏名、住所、電話番号」。
（社）気仙沼青年会議所が取得し利用する個人情報項目
上記、本会議所が取得し利用する個人情報項目と、キャンペーンガール気仙沼コンテストの全申込者の申込書欄記載の個人情報項目と推薦人欄の個人情報項目及び独自で募集した、まつり従事者、参加者の個人情報項目全て。
気仙沼漁業協同組合が取得し利用する個人情報項目
上記、本会議所が取得し利用する個人情報項目と、気仙沼漁業協同組合が独自で募集した、まつり従事者、参加者の個人情報項目全て。
本吉唐桑商工会が取得し利用する個人情報項目
上記、本会議所が取得し利用する個人情報項目と、本吉唐桑商工会が独自で募集した、まつり従事者、参加者の個人情報項目全て。
取得方法
- 本人から直接あるいは所属する団体を通じて提出される参加申込書による取得。
- 各参加団体または主催団体から提出されるまつり参加者、従事者一覧表による取得。
共同利用の管理
記載、提出された個人情報は、「気仙沼商工会議所 個人情報保護管理者 専務理事 加藤正禎」が管理します。
４）業務委託について
まつり終了後に付随する業務の一部を外部に委託しています。委託先に対しては、個人情報保護に関する監督を行っております。業務委託の内容は、協賛協力事業者に対するお礼の感謝状を筆耕していただく筆耕業務と、キャンペーンガール気仙沼“みなとっ娘”をはじめ、みなとまつり当日の写真を本会議所会報に掲載する為の印刷会社への会報印刷業務。
５）個人情報の開示等請求手続きについて
気仙沼商工会議所は、ご本人（代理人含む）から、当該ご本人の個人情報について、利用目的の通知、開示、訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止を求められた場合は、原則として、速やかに応じます。その手続き等詳細は、当ホームページ「個人情報保護方針」でご確認いただくか、窓口にお問い合わせください。
● 個人情報の開示等に関するお問い合わせ窓口
気仙沼商工会議所 総務課 TEL：(0226) 22－4600（代表）
６）苦情相談窓口について
気仙沼商工会議所は、今回の「気仙沼みなとまつり」の運営にあたって、まつり委員会との間で、委託された上記１）の利用目的の範囲内で、個人情報を取り扱います。個人情報の取扱いに関する相談や苦情については、下記の相談窓口までお申し出ください。
気仙沼商工会議所 中小企業振興部地域振興課 気仙沼みなとまつり委員会事務局
〒988-0084 気仙沼市八日町二丁目１番１１号 TEL：(0226) 22－4600（代表）
FAX：（0226）24－3817 E-mail： kcci@kesennuma.or.jp
気仙沼商工会議所 気仙沼みなとまつり実行委員長 菅原 昭彦
個人情報保護管理者 専務理事 加藤 正禎